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怎么做好Communication

加国无忧 51.CA 2010年11月9日 15:21 来源:新职学院 [ 加大字体缩小字体 ]

Communication是北美以至任何地方雇主最重视的素质,因为公司的运作完全建立在Communication的基础上,而Communication也是员工间或部门间最容易互相抱怨的。
 
Communication Skill受到雇主如此的关注,当然也是面试中的重点。也许有的面试人会和申请人直接讨论这个问题,但更多的面试人是在面试的过程中通过双方的交谈来做出自己的判定。在几年的求职辅导中,我发现大多数的求职者对Communication停留在这个词的表面,没有足够的理解,不能在求职面试的时候有效利用这个雇主最关注的素质为自己创造求职优势。也有的求职者会因为自己在英语上的弱势而对Communication缺乏信心。
 
Communication不是英语,更不是发音。准确地说,Communication的关键是在什么时候 (When) 和向谁 (Who) 传递信息。带着中国的口音,操着不流利的英语,我们照样可以成为比任何本地人都好的Communicator。希望你看完这篇短文,在求职的时候可以信心十足地说:
 
“I am a good communicator!”or“I have excellent communication skill!”
 
让我们从下面七个方面讨论如何做一个好的Communicator:
 
第一,The most important is understanding the expectation。Communication的首要部分是理解和澄清对方传递的信息,尤其是对上级分派的任务或职责,不清晰的地方要立即澄清,不能主观想象或猜测,否则很可能在执行过程中差之毫厘,失之千里。Bad Communicator的帽子非你莫属,也许还要加上更坏的,例如Bad Performance的标签。
 
第二,Communicate the progress。每个人都是大到公司,小到部门的Team的一员,工作的进度或多或少影响着其他人的工作。即使你的工作性质很独立,你的上级也希望了解你的工作进度。工作的进度要以适当的周期主动向上级,平级或下级相关人员通报,这对协调你和周围人员或部门的配合,能起到非常好的润滑作用。即使在某些环节出现问题,这种进度通报也能及早预警或将最后的责任分散到大家的头上。至少你会得到Good Communicator的标签。
 
第三,Communicate the request。需要别人的配合,有赖于清晰的Communication。清晰地定义你需要别人完成的任务,包括内容和时限;明确对方准确地收到了你的请求并要求反馈,包括对方的估算或承诺;如果你需要等待他的完成,更要让对方清楚这项任务对整体任务的影响。Email是这种Communication的最佳媒体,清晰的请求有助增强对方的责任感。
 
第四,Communicate the issues。Issue或Risk永远都存在,重要的是尽早的Communication。对大部分的华语移民来说,通常的问题是Communication太晚。或者怕别人说自己不行,或者想创造成绩,遇到难题的时候总是想先自己尽力解决一下,如果进度已经滞后,更想靠自己的加倍努力迎头赶上。最后在不得不的情况下或上级询问时才实情相告,错失了寻求帮助的时机,让上级也没有时间补救,成为众矢之的。殊不知任务可能本来就需要澄清,你面对的难题可能本来就是另一个Team的职责,如果早一点同上级协商的话,可能给你更多的时间才是合理。所有这些,都不需要你自己吃下,最终给自己,给上级,给Team都带来损害。
 
第五,Communicate the result and appreciation。你的任务完成了,皆大欢喜,千万不要忘记向大家通报,让等待你的人可以继续向前,让上级可以给你记上一功,有始有终。结果的Communication重要无比,也是我们华语移民容易忽略的,认为三天的任务三天完成了,就没有必要声明了。殊不知上级正在翘首盼望,别人正在拿“等你”作为拖延的借口。另外,别忘了借此机会感谢相关人等,搭搭人脉,多个朋友多条路嘛。
 
第六,Response is half of the communication。不要忘记,Communication永远都是双向的,Response是Communication中等同重要的的一部分。收到信息,养成及时回复的好习惯,哪怕一个简单的Thanks,也会让对方确认你收到了信息,感觉到你的尊重和合作,自然会投桃报李,形成你们之间的良好互动。及时的Response是Good Communicator的标志之一。
 
第七,Understanding communication。从深层理解,Communication是建立在“合作”和“了解”的基础上的。了解你周围所有人的职责,包括你的同事,上级和下级。把自己放在他们的位置,了解他们需要从你这里得到什么样的合作,需要从你这里得到什么样的Communication,为每一个人提供他们需要的适当的Communication,既帮助他们,更帮助你自己。另外,时效性是Communication的关键要素之一,迟到的Communication或让别人自己Discover会损害你的声誉,破坏团队的工作效率。
 
在面试中,如果面试人希望和你讨论关于Communication的话题,那么上面的许多内容都可以为你所用。除此之外,还有一个非常有效的方式让面试人认同你的Communication Skill,那就是展示你的Presentation能力。面试中你需要回答对方的问题,向对方阐述你的经历,见解或一个技术问题,都是你可以利用的机会。永远带一个专业的、皮面的文件夹,带上几份你的简历,一本Letter size的Notepad和一只书写流畅的笔。可能的时候,一边讲解,一边画一个清晰的Diagram或在纸上列出你要表达的要点,既能更好地帮助你讲解,又能加强对方的关注,还能改变单调的问答,把对方从既定的程序和思维拉入一个更加自然的讨论中,可以轻而易举地改善面试效果。要注意的是,Presentation包括对内容的组织和表达,让对方容易明白,捕捉对方的反应和响应对方的问题。如果可能的话,充分的准备可以带来更好的结果。

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