我教授会计软件已有8年了，每次在我的学生学习会计软件之前，我一定会问我的学生：『你以前有没有学过会计？懂不懂基本的会计原理，如「有借必有贷，借贷必相等」这些基本的观念？』，如果他曾经学过，或甚至已经作会计师了，那么学习会计软件就会比较轻松而且是锦上添花，我教起来也省一点力气，对两方都好。可是有一半的学生却没有学过会计，而且有些新移民对英文甚至不太熟悉，他们是为了就业或公司在职训练必须学习一种计算机会计软件，我就会提供他们二种选择，一种是不必懂会计，直接学习软件，将会计部分略过；一种是补学费加学会计基本概念，这时约有一半的学生会加学会计基本概念。

所以归纳来说，学习计算机会计可以懂会计，也可以不懂会计，但是前者是相得益彰，可以将会计软件发挥到最高的效能，后者只能利用到软件六、七成的功能，剩下的功能只好全权交由会计师处理，现在很多公司是如此操作的。
 
打开报纸求职栏内，征求会计的广告永远占了相当大的比例，因为不论大中小企业都需要会计，或需要会计师的统筹整理以了解营运的状态及结果，甚至于要出售企业或合并企业也需要财务数据作参考。小至个人公司大至国际企业，会计都扮演了至为重要的角色，甚至决定一个公司的生死存亡及发展走向。会计制度完善的公司必定是可以作出比较正确的决策，会计制度杂乱的公司必全造成公司莫大的损失或浪费，实为不智之举。
 
所以，我觉得人人都应该懂一点会计，对你的企业只会更了解更有帮助，更知道如何开源节流，建立良好的财务基础，使公司走上正常轨道，走向正确方向，将「钱」的功用发挥到最大的功能。所以只要你不是那么痛恨数字，有机会都应该了解一下会计是怎么一回事，公司的会计应该作些什么，会计软件可以帮助你作些什么，节省你多少的时间，节省你多少的工作量，什么事你可以请会计师帮忙，什么事你可以在公司自己解决，节省一点找会计师的时间及费用(如何用软件把帐整理好再交给会计师) 。虽然懂会计原理最好，就算不懂也一样可以用计算机会计软件将平日公司的帐整理得清楚明了、正确无误。
 
 会计软件之异同
 
在美国会计软件的发展，应该是趋于成熟及走向不断改良，相互竞争激烈的局面。会计软件至少有几十种不同公司的产品上市，可是我观察市面上一般普通运用的会计软件大约有三种可以作代表性，第一是Microsoft Dynamics GP or ACCPAC (Sage Accpac ERP)，历史最久，运用也最广，可是价格偏高；第二是Simply Accounting System；第三是Quickbooks Accounting System。第四是Others Accounting，我会提出这四种市面上最多人使用的会计软件作介绍是因为市面上有接近平分天下的局面，每一个软件都有它的特色及优缺点，完全看使用公司的营运项目及大小规模等不同条件才能决定何种软件最为合适。有的公司因其特殊的营运种类必须另外设计软件，再和会计软件合并使用，才能解决其需要。
 
我会提出这四种是因为我个人最为熟悉，也是这几年一直在教的软件，我不想为任何软件作广告，只是用它作为说明的模板。

如果懂会计基本观念，你会发现所有的会计软件都是大同小异，可以作同样类似的工作，只是不同公司出产的软件出现的画面可能不同，用的方法可能不同，但同样的输入数据最后运算的结果一定是一样的。如果学了其中一种再学另一种就会容易得很，学第三种更加容易，再学下去就可以自己完全摸索了。
 
因为会计最主要的工作就是管理「钱」，和与钱有关的事都属于会计，钱怎么进来，怎么花掉的。如果一笔进来或出去的记录，发现有错误怎么办呢？会计软件都可以改正，问题是改正的记录是不是一定要保留下来呢？这实在是会计软件最大的一个不同点，也是公司与税务局、老板与员工之间最大的一个关键点，税务局要求的当然是全部透明化的会计帐，老板不在时要求员工作出的帐是一清二楚，不可有一丝不苟之处。所以某些会计软件就是这么一个暴露无遗，有些微差错都看得见的透明化软件。除非特别熟悉使用，否则错误改正之处一览无遗。不过只要最后结果是对的，中间改正过程并无大碍。
 
另外一种软件(如Quickbook) 是一个完全改错自如的软件，改过或取消之处完全不露痕迹，非常得心应手，对一些容易出错的生手倒是很好的学习，所以Quickbook常常是我鼓励学生第一个可以学习的计算机会计软件，而且学习时间较短。它麻雀虽小，五脏俱全，中小公司什么事都可以应付得了，有了错误也可以及时改正，不露马脚,是在市场上备受瞩目及受欢迎。目前它的薪资表部分很受重用，加上易学易用，公司及会计师同一系统的便利之故，也被很多会计师事务所采用。Simply Accoutning 则是介于两者之间的一个会计软件，可以透明化也可以不透明化，也是我个人偏爱的一个软件。
 
会计软件的内容项目
 
 任何一种会计软件它的内容及作法几乎是大同小异的，都是涵盖钱的管理。会计软件的内容大致可分五大类：
 
  (一) 处理钱如何进来的：
会计上统称为应收帐款(Accounts Receivable 或AR) 。在这个项目内一般要作的工作是建立客户档案，开销货单，出货，开发票，收款及追踪收款，记录其他收入。
 
  (二) 处理钱如何出去的：
会计上统称为应付帐款(Accounts Payable 或AP) 。在这个项目内，一般要作的工作是建立供货商档案，开采购单，进货，收供货商的发票，付款及追踪付款。其他付款如房租、水电、广告费等杂支也在这类项目里面。
 
  (三) 存货管理 (Inventory Control)
对于必须处理存货的公司，存货管理也是会计软件非常有用的功能，每次进货后存货会自动增加，出货后会自动减少，所以在会计软件内可以随时查阅现存量及销售量，甚至采购量。
 
  (四) 薪资计算(Payroll)
这部份专门计算雇用员工的薪资，可以小时计、星期计、或月计、年薪计。唯一要考虑的是每一年政府税表的更新。如果没有当年的税表就无法计算出正确的扣缴数目。这部份除了计算扣缴还可以印出薪资支票, #940, #941, W2, W3等各种窗体。
 
  (五) 总财务报告及结账
会计上统称为总账(General Ledger) 。这一部份也算是会计软件上最重要也是核心或压轴的部份。如果没有会计基本常识，这部份就无法完全灵活运用了。但可以略过或交由会计师处理。目前日记账多用于作改正或调整，用处已经不大。其原因是应收、应付账过账后软件会自动结算出财务报表如分类账(General Ledger)、资产负债表(Balance Sheet)及损益表(Income Statement)。损益表至关重要，我想人人都会看！至少公司赚了、赔了总该知道吧！

会计软件是非常重要的商务工具。如果你能灵活的使用它，它是绝对值得投资的。

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